E-számla információk

Befogadók támogatása

Számlaközpont Zrt. nagy hangsúlyt fektet a befogadóknak nyújtott kényelmi szolgáltatások folyamatos fejlesztésére. Célunk, hogy olyan megoldást nyújtsunk, amivel a beérkező bizonylatok nyomtatás nélkül feldolgozhatók (iktatási, kiutalási, kontír és egyéb információk utólagos elhelyezése, könyvelésre való automatikus átadása a megfelelő import formátumban… stb.) ezzel megvalósítva a teljes papírmentes folyamatot.

A Számlaközpont Zrt. a befogadók számára díjmentes számlaadminisztrációs felületet nyújt mely eléréséhez egyedi azonosítót (felhasználónév és jelszó) biztosít. A számlaarchívumban a befogadó időrendi sorrendben megtalálja az összes beérkezett elektronikus bizonylatát tárgy + 8 évre visszamenőleg, hitelesítve a mellékletekkel együtt.

A kezelői felületen tetszőleges szűrési feltételek alapján leválogathatja, letöltheti, kontírozhatja, tetszőleges analitikákat készíthet, exportálhatja könyvelőprogramjába, online bankkártyás fizetéssel kiegyenlítheti számláit, illetve – a beállításoktól függő – egyéb funkciókat érhet el.


Az e-számla kibocsátás:



Minden számlának – elektronikus vagy hagyományos – hármas feltételrendszernek kell megfelelnie. A kiállítástól az előírt megőrzési idő végéig biztosítani kell az eredet hitelességét, a tartalom sértetlenségét és az olvashatóságot. A törvény szerint ezek a feltételek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással biztosíthatóak, amelyik a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.

A törvény azt is meghatározza, hogy mi minősül e-számlának:

„Az elektronikus számla (e-számla) nem más, mint az áfa-törvényben (2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról) meghatározott tartalommal bíró számla vagy egyszerűsített számla, melyet elektronikus formában bocsátottak ki, valamint fogadtak be.

Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy elektronikus kibocsátás az is, ha egy kinyomtatott papír számlát beszkennelnünk és pdf-formátumban e-mailben továbbítunk mindenféle hitelesítés nélkül. A jogszabályváltozás következtében nem kötelező a kiállítás idejében elektronikus aláírást és minősített időbélyegzőt elhelyezni az elektronikus számla dokumentumon, de ez esetben biztosítani kell a megbízható ellenőrzési kapcsolatot.

E-számlák esetében a törvényben korábban is szereplő módszerek, így például a fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számla vagy az EDI rendszerben létrehozott és továbbított számla továbbra is elfogadható ennek biztosítására.

A Számlaközpont Zrt.-nél a partnereink kényelmének érdekében áttértünk a minősített elektronikus aláírásra, annak ellenére, hogy a fentiek értelmében a kibocsátó bizonylatait semmiféle hitelesítéssel nem kellene már ellátnunk. Természetesen a befogadói oldalt szeretnénk ezzel tehermentesíteni, ugyanis ez esetben nekik kellene gondoskodni az archiválás szabályai szerint (GKM rendelet) a megfelelő aláírás és időbélyeg párosról, aminek köszönhetően még alacsonyabb lenne a befogadói hajlandóság!


A 2003. évi XCII. törvény 17. § (3) kimondja, hogy az adózó köteles az állami adóhatósághoz írásban bejelenteni iratainak, elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatainak és nyilvántartásainak őrzésének helyét, ha az nem azonos az adózó székhelyével vagy lakóhelyével. A bejelentést a NAV honlapján elérhető „Bejelentő és változásbejelentő lap” megnevezésű nyomtatványon (például a 12T201 Bejelentő és változásbejelentő lap A01-es lapjának 4. rovatában) kell megtenni.
Szervereink:
Drávanet Zrt 7624 Pécs, Budai Nagy Antal u 1
Rackforest Kft 1108 Budapest Kozma u. 2


Jogszabályok



A digitális dokumentumok hitelesítésével, az elektronikus aláírással valamint az elektronikus számlázással kapcsolatban az alábbi jogszabályok az irányadók.
  • 1952. évi III. törvény - A polgári perrendtartásról
  • 24/1995. (XI.22.) PM rendelet - A számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról
  • 2000. évi C. törvény - A számvitelről
  • 2001. évi XXXV. törvény - Az elektronikus aláírásró
  • 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet - A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól
  • 2007. évi CXXVII. törvény - Az általános forgalmi adóról
  • 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet - Az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről
  • 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet - A digitális archiválás szabályairól
  • 79/2004. (IV. 19.) Kormány rendelet: A postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről

További vonatkozó APEH által kiadott közlemények:
    Az e-kereskedelem (2012.05.03.) Az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal közleménye (2009.10.26.) Elektronikus számla és ahhoz kapcsolódó dokumentumok (2006.04.20.)

Az e-számla tárolása:



A 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól kimondja:

„A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.”

„A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetősége (olvashatósága) - a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával - a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon.”

„A megőrzésre kötelezett köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, majd - ha az elektronikus aláíráson még nincs elhelyezve - az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt elhelyeztetni az elektronikus dokumentum aláírásán.”

A Számlaközpont Zrt. minden ügyfelének és azok számlabefogadó partnereinek online felhasználói fiókot biztosít, melyet saját accounttal tesz elérhetővé. Ezen virtuális tárhelyen - a Számlaközpont Zrt. saját szerverein - a számviteli törvényben meghatározott bizonylat-megőrzési ideig (tárgy + 8 évig) díjmentesen* archiválja a rendszerén keresztül küldött bizonylatokat oly módon, hogy a törvényben leírt feltételeknek megfelelően hitelesíti (időbélyeg+minősített aláírás).

A kiküldött bizonylatok a felhasználói fiókban bármikor elérhetők a befogadók (számlamegőrzésre kötelezett) számára, ahol a tároláson túl több kényelmi funkció mellett online letölthetővé tesszük. Ennek megfelelően tetszőleges számú hiteles eredeti példány letölthető, amennyiben valamely felhasználó azt saját maga is - elektronikus adathordozón – tárolni szeretné.


*Standard csomag esetén, egyébként a bizonylat kiállítását követő 12 hónapig.